Как рассчитать отпускные

С 14 февраля ТК действует в новой редакции. Изменения коснулись и расчета среднего заработка. Эксперты разъяснили, как с учетом изменений в ТК рассчитать отпускные и компенсацию за неиспользованный отпуск. Рекомендацию дополнили примерами с условными цифрами и ситуациями из практики. Подготовили примеры по методике Минтруда, которые инспекторы используют при проверках.

Гулистан Бисенбаева

эксперт Системы Главбух

Специалисты Минзанятости поделились методикой расчета среднего заработка для начисления отпускных, согласованную с Минфином. В рекомендации мы дали подробную инструкцию для расчета отпускных и показали на подробном примере, как считать выплату.

Чтобы рассчитать сумму отпускных, определите:

продолжительность расчетного периода;
заработок работника за расчетный период;
среднемесячный и средний дневной заработок;
итоговую сумму отпускных.

Расчетный период для отпускных

Прежде чем рассчитывать заработок сотрудника для отпускных, определите, за какой период эти сведения собирать. Речь идет о расчетном периоде. Его продолжительность ограничена, а некоторые промежутки времени из него нужно исключать.

Какова продолжительность расчетного периода для отпускных

По общему правилу расчетный период составляет 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором она начисляется. Если работник трудится в компании менее 12 месяцев – фактически отработанное время (ч. 1 ст. 257 ТК). Таким образом, продолжительность расчетного периода зависит от того, сколько времени сотрудник трудится у работодателя. Но не может быть больше года.

К примеру, если сотрудника наняли больше года назад, то расчетный период – 12 календарных месяцев до того, в котором он уходит в отпуск. За календарный месяц берут период с 1-го по последнее число включительно. То есть в мае с 1 по 31, а в феврале – по 28-е или 29-е число включительно. Данные правила определения расчетного периода применяются и в случаях, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Расчетным периодом все равно будут 12 календарных месяцев, предшествующих началу отпуска. Например, если отпуск сотрудника приходится на период с 29 декабря 2024 года по 16 января 2025 года, то расчетный период будет с 1 декабря 2023 года по 30 ноября 2024 года.

Бывает, сотрудник увольняется, а потом опять приходит на работу в ту же организацию. В этом случае включите в расчетный период лишь время после поступления сотрудника на работу повторно. То есть месяцы, отработанные до увольнения, в расчетный период брать не нужно.

Это связано с тем, что при увольнении трудовой договор расторгают. Сотрудник получает окончательный расчет, в том числе и компенсацию за все неиспользованные отпуска. Поэтому в расчетный период включайте лишь время работы по действующему трудовому договору

Пример

Как определить расчетный период для отпуска. Сотрудника уволили и через неделю опять взяли в штат

П.А. Абдурахимов отработал по срочному трудовому договору в организации два года. По истечении этого срока его уволили. При этом Абдурахимову выплатили все причитающиеся деньги по окончательному расчету – зарплату за последний период и компенсационные выплаты, в том числе за две недели неотгулянного отпуска.

Спустя неделю руководство приняло решение нанять Абдурахимова на ту же должность по бессрочному трудовому договору. Через полгода Абдурахимову предоставили 10-дневный ежегодный оплачиваемый отпуск. При расчете отпускных бухгалтер учитывал время и заработок Абдурахимова только за последние полгода – с момента, когда он начал работать по бессрочному договору.

Возможно, произошла реорганизация. В расчетный период для начисления отпускных включайте и то время, которое сотрудник отработал до реорганизации, и то, что после.

Из-за того, что предприятие прошло реорганизацию, трудовой договор с работником не прекращается. То есть сотрудник как работал в организации, так и продолжает в ней работать. Все гарантии, установленные трудовым законодательством, для него действуют. В том числе и на отпуск. Это прямо следует из статьи 75 ТК.

А потому расчетный период не прерывается: его нужно определять в общем порядке, взяв в расчет и время до реорганизации, и время после нее.

Какое время исключать из расчетного периода

Из расчетного периода исключите дни, когда сотрудник:

получал средний заработок. Например, когда он был в командировке или в оплачиваемом отпуске. Это правило не касается перерывов для кормления ребенка (ст. 407 ТК);
болел или получал пособие по беременности и родам;
был в отпуске без сохранения зарплаты;
использовал дополнительные оплаченные выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства (ст. 399 ТК);
не работал по вине организации или по причинам, независящим от работодателя и самого человека. Например, из-за отключения электричества или когда человек не мог выполнять работу из-за забастовки, хотя в ней не участвовал;
был освобожден от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в других предусмотренных законодательством случаях.

Основание – часть 4 статьи 257 ТК.

Пример

Как определить расчетный период для отпускных. Некоторое время сотрудник был в командировке и в отпуске за свой счет

Экономист А.С. Кондратьев работает в организации три года. С 14 ноября 2024 года ему предоставляют основной оплачиваемый отпуск.

С 1 по 22 августа 2024 года Кондратьев был в командировке.

С 23 по 31 августа 2024 года он взял отпуск без сохранения зарплаты (по семейным обстоятельствам).

Расчетным для начисления отпускных является период с 1 ноября 2023 года по 31 октября 2024 года. Из расчетного периода нужно исключить дни командировки и период, когда сотрудник был в отпуске за свой счет.

Бухгалтер рассчитал Кондратьеву отпускные, исходя из расчетного периода с 1 ноября 2023 года по 31 июля 2024 года и с 1 сентября по 31 октября 2024 года. Август бухгалтер исключил полностью, так как весь этот месяц состоял из времени, которое в расчетном периоде не учитывают.

Как определить расчетный период для отпускных сотруднику за месяц, в котором его наняли.

Бывает, отпуск сотруднику предоставляют авансом в том же месяце, в котором его наняли. Тогда в расчетный период включают только дни, которые сотрудник отработал до начала отпуска. Это следует из части 5 статьи 257 ТК, там определено: «если работник не имел фактически начисленной заработной платы или отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода, средняя заработная плата определяется исходя из размера заработной платы, начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение средней заработной платы».

Пример

Как определить расчетный период для отпускных. Сотруднику предоставлен отпуск в месяце поступления на работу

Пример, как определить расчетный период для отпускных. Сотруднику предоставлен отпуск в месяце поступления на работу

Секретарь Е.В. Ибрагимова работает в организации с 1 октября. С 21 октября ей авансом предоставлен основной оплачиваемый отпуск.

В организации Ибрагимова работает меньше года. Поэтому расчетный период – это дни в месяце начала отпуска (с 1 по 20 октября).

Заработок за расчетный период

После того как определили расчетный период, узнайте общую сумму заработка сотрудника за расчетный период. Ряд выплат не учитывайте.

Какие выплаты сотруднику учитывать при расчете отпускных

В расчет заработка включайте все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда в вашей организации. Причем источник этих выплат значения не имеет.

Учитывайте выплаты:

зарплата, которую начислили за отработанное время, по сдельным расценкам, в процентах от выручки или как комиссионное вознаграждение;
гонорары, авторские и постановочные вознаграждения, которые начисляют сотрудникам редакций газет, журналов, других средств массовой информации, организаций искусства;
надбавки и доплаты (за классность, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);
компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, – районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно;
премии и вознаграждения.

Что исключить при расчете отпускных

Когда определяете заработок для расчета отпускных, из общей суммы выплат сотруднику нужно исключить суммы, начисленные за период, в которых:

за сотрудником сохраняли средний заработок в соответствии с законодательством (например, во время командировки или оплачиваемого отпуска). Исключение из этого правила составляют суммы, начисленные за время перерывов для кормления ребенка, – такие выплаты учитываются при определении заработка за расчетный период;
сотрудник получал больничное пособие или пособие по беременности и родам;
сотруднику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
сотрудник не работал в связи с простоем по вине организации или по причинам, не зависящим от организации и сотрудника (например, из-за приостановки деятельности организации или цеха);
сотрудник не участвовал в забастовке, но в связи с ней не мог выполнять работу;
сотрудник не работал в других случаях, предусмотренных законодательством.

При расчете отпускных учитывать выплаты социального характера, а также все то, что с оплатой труда не связано, не нужно. Такие выплаты признаются прочим доходом (например, материальная помощь на сельхозпродукцию).

Не включайте в расчет среднего заработка выплаты по гражданско-правовым договорам. Эти выплаты не предусмотрены системой оплаты труда, и трудовое законодательство на них не распространяется.

Ситуация

Учитывать ли при расчете отпускных зарплату, начисленную в подразделении с отдельным балансом

Да, учитывать.

Филиалы, представительства и обособленные подразделения – не отдельные организации, не самостоятельные работодатели. Если работник перешел из одного подразделения в другое, не означает, что он сменил работодателя. При расчете отпускных такому работнику учитывайте всю зарплату, которую ему начислили в организации, то есть и в головном, и в обособленном подразделении.

Средняя заработная плата для расчета отпускных

Средний заработок для оплаты ежегодного трудового отпуска и выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск работнику (в том числе при суммированном учете рабочего времени) определяется путем умножения среднедневной заработной платы, исчисленной в соответствии с частью 8 статьи 257 ТК, на количество дней отпуска, включая дни неиспользованного отпуска (кроме воскресных и праздничных дней). В других случаях расчета отпускных (учебный отпуск, творческий, отпуск по уходу за ребенком и т.д.) средняя заработная плата определяется путем умножения среднедневной заработной платы на количество рабочих дней (п. 8 Положения, приложения № 5 к постановлению Кабмина от 14.11.2024 ПКМ № 758).

При этом средняя зарплата определяется в размере 1/12 суммы от всех доходов в виде оплаты труда, начисленных работнику за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу выхода в отпуск либо выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск.

При исчислении средней заработной платы из расчетного периода исключайте время и начисленные за это время суммы, если:

за работником сохранялась средняя заработная плата, за исключением перерывов на кормление ребенка (командировки, отпуск, повышение квалификации, мед. осмотр);
сотрудник получал больничные или декретные;
сотрудник не работал в связи с простоем, не зависящим от компании и работника;
работнику представили выходные для ухода за детьми с инвалидностью и лиц с инвалидностью с детства;
сотрудник не работал с полным или частичным сохранением зарплаты или ...

Источник изображения Freepik

Источник публикации Актион МЦФЭР

Получить все материалы