2025-12-11 14:54 Бухгалтеру

Как провести инвентаризацию

Рекомендация Системы Главбух поможет подготовиться к ежегодной инвентаризации активов и обязательств по новому НСБУ № 19. Эксперты разъяснили, что нового в НСБУ № 19, какие документы нужны до начала инвентаризации, как оформить инвентаризационные описи и акты, результаты инвентаризации, излишки или недостачи. А также размер штрафа, если не проводить обязательные инвентаризации

На что обратить внимание в новом НСБУ № 19

Теперь организация сама решает, как оформлять документы и на каком основании списывать недостачи. Это удобно и быстрее, но требует большей ответственности – ведь если проверка всё-таки придёт, доказать правомерность списания будет сложнее. Эксперты собрали основные отличия старого и нового НСБУ № 19 и привели в таблице ниже:

Сравнительная таблица НСБУ № 19

Какая основная цель инвентаризации

Основная цель инвентаризации — выявление фактического наличия имущества, активов и обязательств предприятия и сопоставление с данными бухучета. Порядок проведения инвентаризации регламентирует НСБУ № 19. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень активов и обязательств устанавливает руководитель. Рекомендуем порядок и сроки добровольной инвентаризации, прописать в учетной политике. Когда инвентаризация обязательна в пунктах 5 и 6 НСБУ № 19.

Порядок проведения инвентаризации зависит от того, что именно нужно проверить. Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств организации приведены в таблице.

Коротко о том как проводить инвентаризации разных видов активов эксперты привели в таблице ниже:

Особенности инвентаризации отдельных видов имущества

Инвентаризации подлежат все активы и обязательства предприятия. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие хозяйствующему субъекту, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризацию имущества проводите и по месту его нахождения и по каждому материально ответственному лицу.

Проводите инвентаризацию:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при разгосударствлении;
перед составлением годовой финансовой отчетности;
товарно-материальных запасов производится не реже одного раза в год;
основные средства — не реже одного раза в два года;
денежных средств, документов, ценностей и бланков строгой отчетности один раз в месяц;
горюче-смазочных материалов, продуктов питания ежеквартально;
драгоценных металлов согласно инструкции № 160.

Обязательная инвентаризация проводится в случаях:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при разгосударствлении;
перед составлением годовой финансовой отчетности;
при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей;
при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при ликвидации, реорганизации хозяйствующего субъекта;
при смене руководителя коллектива, при выбытии из коллектива более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Ситуация

На какую дату проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности

Инвентаризацию активов и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводите по состоянию на 31 декабря отчетного года. Так как отчетным годом является календарный год — с 1 января по 31 декабря включительно (ч. 1 ст. 24 Закона о бухучете).

Какие документы нужно оформить

Прежде чем начать инвентаризацию, подготовьте приказ о ее проведении, ознакомьте с ним членов комиссии рабочей группы, должностных лиц. Соберите расписки от материально ответственных сотрудников в том, что к началу ревизии они сдали все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии. А также в том, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие — списаны. Подробнее в примерном образце приказа.

Так же расписки должны предоставить лица, которые имеют на дату инвентаризации подотчетные суммы и неиспользованные доверенности на получение материальных ценностей. Для таких расписок предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте) (п.п г), п. 10 НСБУ № 19).

Перед тем как начать проверку фактического наличия имущества, инвентаризационная комиссия должна получить все имеющиеся до начала инвентаризации приходные и расходные документы, отчеты о движении ТМЦ и денежных средств.

До начала инвентаризации комиссия должна опломбировать все места хранения ценностей имеющие отдельные входы и выходы, и проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения.

Запланированные инвентаризационные ценности надо заблаговременно подготовить. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, удобном для подсчета их количества. При внезапных проверках это придется сделать в присутствии инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации

Типовой формы приказа о проведении инвентаризации в законодательстве не определено, поэтому его можно разработать самостоятельно. Такую форму должен утвердить руководитель организации. Укажите причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также дату начала и окончания инвентаризации.

Приказ регистрируйте в книге учета и контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации, форма которой определена в приложении № 2 к НСБУ № 19 (абз. 3 п. 11 НСБУ № 19).

Примерный образец приказа о проведении инвентаризации

Инвентаризационная комиссия

Состав инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации приказом. Типовая форма приказа предусмотрена в приложении № 1 к НСБУ № 19. В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, руководителя службы бухгалтерского учета, представители службы внутреннего аудита, а также специалисты других служб и отделов организации. В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризируемые ценности, цены и первичный учет.

Если объем работ большой, для инвентаризации надо создать еще и рабочую комиссию. Когда проверить нужно немного, то сделать это может постоянно действующая комиссия. То есть создавать еще и инвентаризационную комиссию в этом случае не надо. Функции и состав, создаваемых в организации комиссий для проведения инвентаризации, определены в пунктах 8, 9 НСБУ № 19.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации проверяют путем взвешивания, подсчета, обмера. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к инвентаризационным описям. На ТМЦ, которые не принадлежат предприятию, но находятся на его территории, составляют отдельные описи.

Если инвентаризацию проводят в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе комиссии опечатываются. Все описи должны храниться в закрытом помещении в ящике, шкафу или сейфе.

Внимание

Члены комиссии должны присутствовать на инвентаризации

Если при пересчете активов не присутствовал хотя бы один из членов комиссии, результаты инвентаризации будут признаны недействительными. Запрещается назначать в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально-ответственных лиц одного и того же работника два раза подряд.

Ситуация

Нужно ли создавать инвентаризационную комиссию, если в штате организации числится один директор

Нет.

Создание комиссии предполагает, что в ее составе будет не менее двух человек — председатель и другие члены. Если же в штате организации числится только один директор, то создать инвентаризационную комиссию попросту не удастся.

График инвентаризации

Когда в компании много техники, материалов и других активов, инвентаризацию удобнее разбить на несколько этапов. Составьте график с планом и сроками инвентаризации каждого из участков. Даты инвентаризации установите в приказе руководителя (п. 11 НСБУ № 19).

При планировании учитывайте все аспекты. Во-первых, определите, какие участки при инвентаризации удобно сочетать. Так, оценочные резервы проверяйте одновременно с активами, по которым созданы эти резервы. Инвентаризацию резерва по сомнительным долгам проводят вместе с инвентаризацией дебиторской задолженности. Определяйте сроки с учетом планов по ремонту и эксплуатации машин и оборудования, которые могут временно находиться не в организации. Инвентаризацию таких объектов нужно проводить до их выбытия.

Учитывайте отпуска материально ответственных лиц. Подробнее об этом — в разделе об участии материально ответственных сотрудников в инвентаризации.

Расписки материально ответственных лиц

До начала инвентаризации от каждого лица или группы лиц, которые отвечают за сохранность ценностей, берется расписка. Она подтверждает, что эти сотрудники сдали все приходно-расходные документы, а также ценности, которые были у них в пользовании или на хранении. Такие же расписки нужно взять с подотчетников, которым выделили средства на приобретение имущества (п.п. г), п. 10 НСБУ № 19).

Если использовать унифицированные формы, то текст расписки включен в заголовочную часть. Такой порядок можно предусмотреть и в своих формах. Если в них нет текста расписки, то их можно получить от материально ответственных лиц в произвольной форме, без бланка. Не включенные в форму описи расписки целесообразно учитывать в отдельном журнале или книге учета.

Расписки визирует председатель инвентаризационной комиссии. Это будет основанием для расчета остатков имущества к началу инвентаризации.

Участие материально ответственных сотрудников

Материально ответственные сотрудники обязаны присутствовать при инвентаризации и других подобных ревизиях, во время которых проверяют сохранность и состояние вверенного им имущества (абз. 2 п. 14 НСБУ № 19). Обязанность материально ответственного лица присутствовать при инвентаризации можно также предусмотреть условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 343 ТК).

Ситуация

Можно ли провести инвентаризацию с помощью онлайн камер

Нет, нельзя. Проведение инвентаризации с помощью онлайн камер невозможно.

Правила и порядок проведения инвентаризации определены в НСБУ № 19. Данный стандарт не предусматривает проведение инвентаризации с помощью онлайн камер.

НСБУ № 19 предусматривает, что инвентаризацию имущества проводят по его местонахождению и до начала инвентаризации рабочая комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, а также проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения в пункте 11 и 12 НСБУ № 19.

Как оформить инвентаризационные описи и акты

Инвентаризацию проводят путем фактического осмотра, измерения, счетов активов и на основании документов — выписок банка, отчетов реестров акционеров и депозитариев, сверок расчетов с контрагентами и т. п.

Результаты инвентаризации оформляются в единые регистры и объединяются по показателям в инвентаризационные описи или сличительные ведомости.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете например: находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для ...

Источник публикации Актион МЦФЭР

Источник изображения Freepik

Получить все материалы