Как возложить временное замещение отсутствующего работника

Обновленный ТК предусматривает четыре законных механизма замещения работников с сохранением эффективности рабочих процессов. В рекомендации — алгоритм, который поможет правильно оформить документы, если решили поручить работнику дополнительную работу в порядке совмещения должностей или профессий. Подробности и образцы документов для каждого шага процедуры помогут оформить совмещение без промахов.

Гулчехра Юсупханова

Главный редактор Системы Кадры, юрист

Чтобы поручить другому сотруднику обязанности отсутствующего работника, оформите временное замещение. Для этого заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору и оформите приказ в произвольной форме. Укажите в соглашении работу, которую будет выполнять работник, размер доплаты за выполнение обязанностей и срок временного замещения.

Чем временное замещение отличается от совмещения

Трудовое законодательство позволяет оформлять трудовой договор, заключаемый на заведомо ограниченный срок, на время отсутствия основного работника, за которым сохранено рабочее место. Замену временно отсутствующего работника проводите в соответствии с нормами ТК.

Совмещение оформляют по вакантной должности, то есть по свободной ставке, которую не занимает другой работник организации. Временное замещение оформляют, когда отсутствует основной сотрудник. При этом компании нужно, чтобы кто-то выполнял его функции. Основной сотрудник может в это время, например, повышать квалификацию, находиться в отпуске, командировке или на больничном.

Совмещение можно оформить только по другой профессии или должности. Например, монтажник не вправе совмещать должность монтажника. В таком случае совмещение можно оформить, например, по должности электрика. При временном замещении сотрудник имеет право выполнять обязанности как по одноименным должностям, так и по разным (ст. 116 ТК).

Чтобы разобраться, как оформить дополнительную работу работника в вашем случае, смотрите таблицу ниже. В ней основные отличия временного замещения и совмещения, а также сроки, на которые можно оформлять такую дополнительную работу.

Таблица 1. Отличия временного замещения от совмещения

У совмещения и временного замещения два отличия:

• во-первых, совмещение оформляют по вакантной должности. То есть по свободной ставке, которую не занимает другой работник организации. Временное замещение оформляют, когда отсутствует основной работник. При этом организации нужно, чтобы кто-то выполнял его функции. Основной работник в это время, например, повышает квалификацию, находится в отпуске, командировке или на больничном;
• во-вторых, совмещение оформить можно только по другой профессии или должности. Например, монтажник не вправе совмещать должность монтажника. В этом случае совмещение оформить можно, например, по должности электрика.

Временном замещение предоставляет работнику право выполнять обязанности как по одноименным должностям, так и по другим.

Такие правила устанавливает статья 116 ТК.

Кому нельзя оформить временное замещение

Исходя из специфики, Закон запрещает поручать дополнительную работу отдельным работникам. Например, женщинам нельзя поручать работу, если она связана с подъемом и перемещением вручную тяжестей. Такое ограничение действует, если предстоящая работа превышает нормы предельно допустимых нагрузок для женщин (ч. 2 ст. 393 ТК).

Ограничения действуют также для несовершеннолетних и иностранных работников.

Так, нельзя поручить работу вахтовым методом несовершеннолетнему работнику

(ст. 466 ТК). Кроме того, совместителям нельзя поручать дополнительную работу, если их предстоящая и основная работа связана с вредными или опасными условиями труда

(ч. 1 ст. 433 ТК). В этом случае нужно попросить работника принести справку о характере и условиях труда по основному месту работы.

Как оформить временное замещение

Чтобы оформить временное замещение, получите от работника письменное согласие. Затем издайте приказ и ознакомьте работника с ним под расписку.

Если должность, которую будет временно замещать работник, предполагает непосредственное обслуживание или использование денег, товаров, а также иного имущества работодателя, то дополнительно с работником заключите договор о полной материальной ответственности.

Если исполнения обязанностей временно отсутствующего работника возлагаете на его штатного заместителя и данная обязанность входит в его должностную инструкцию, то не нужно получать дополнительного согласия. В данном случае временное ...