Как работодателю принять индивидуальный акт
Порядок оформления индивидуальных актов работодателя не прописан, но проверяющие обращают на него особое внимание и часто это служит предметом споров. Их можно избежать благодаря рекомендации. Эксперт Системы Кадры рассмотрел весь процесс оформления индивидуальных актов работодателя и предоставил пошаговую инструкцию, как оформить приказы руководителя. Узнайте, как правильно составлять приказы, чтобы они имели юридическую силу. Рекомендация будет особенно полезна в сентябре, когда многие компании готовят кадровые изменения.
Какие бывают основные индивидуальные правовые акты
Индивидуальные правовые акты — это акты, адресованные конкретному работнику или коллективу. Они рассчитаны на разовое их применение. Это приказы о приеме на работу, об изменении условий труда, о переводе на другую работу, прекращении трудового договора, предоставлении работнику отпуска, применении к работнику дисциплинарного взыскания, поощрении работников и другие (ч. 1 ст. 18 ТК).
Основные внутренние индивидуальные правовые акты смотрите в таблице ниже.
Таблица. Виды индивидуальных правовых актов работодателя
Гулчехра Юсупханова
Главный редактор Системы Кадры, юрист
Какие бывают основные индивидуальные правовые акты
Индивидуальные правовые акты — это акты, адресованные конкретному работнику или коллективу. Они рассчитаны на разовое их применение. Это приказы о приеме на работу, об изменении условий труда, о переводе на другую работу, прекращении трудового договора, предоставлении работнику отпуска, применении к работнику дисциплинарного взыскания, поощрении работников и другие (ч. 1 ст. 18 ТК).
Основные внутренние индивидуальные правовые акты смотрите в таблице ниже.
Таблица. Виды индивидуальных правовых актов работодателя
В Системе можно найти больше:
Какие индивидуальные акты руководитель принимает единолично
Работодатели в установленном законодательством порядке могут в пределах своих полномочий принимать индивидуальные правовые акты. Такие акты делятся на индивидуальные правовые акты, принимаемые руководителем единолично и акты, принимаемые коллегиальным исполнительным органом. Индивидуальные правовые акты, принимаемые руководителем единолично, издаются в виде приказов или распоряжений. Индивидуальные правовые акты, принимаемые коллегиальным исполнительным органом, принимаются в виде постановлений. С помощью этих документов руководитель регулирует работу организации (ч. 2 ст. 18 ТК).
Приказы. Законодательство не содержит четкого определения или классификации приказа, но на практике — это распорядительный документ, который издают для решения основных и оперативных задач предприятия. Приказ содержит обязательные для исполнения предписания. Образцы приказов найдете в Справочнике. В нем необходимые для кадровика приказы по личному составу и по основной деятельности.
Работодатель издает приказы:
1. По личному составу. Эти приказы относятся к первичным документам, и как правило, служат основанием для оплаты труда и расчета стажа работников. Вместе с тем, законодательство не устанавливает порядка работы с приказами. Эти приказы оформляют трудовые отношения работодателя и его работников — прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки.
2. По основной деятельности. Такие приказы отражают административные решения руководства предприятия. В основном эти приказы затрагивают вопросы производственной деятельности, планирования, финансирования, реализации продуктов, внешнеэкономических связей. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Сколько надо хранить основные кадровые документы, смотрите в Справочнике.
3. По административно-хозяйственной деятельности. Ими утверждают правила внутреннего трудового распорядка, эксплуатации помещений и зданий, внутренней связи, транспортного обслуживания и охраны. Их задача — поддерживать работоспособность предприятия, оперативно решать текущие вопросы.
Работодатели в установленном законодательством порядке могут в пределах своих полномочий принимать индивидуальные правовые акты. Такие акты делятся на индивидуальные правовые акты, принимаемые руководителем единолично и акты, принимаемые коллегиальным исполнительным органом. Индивидуальные правовые акты, принимаемые руководителем единолично, издаются в виде приказов или распоряжений. Индивидуальные правовые акты, принимаемые коллегиальным исполнительным органом, принимаются в виде постановлений. С помощью этих документов руководитель регулирует работу организации (ч. 2 ст. 18 ТК).
Приказы. Законодательство не содержит четкого определения или классификации приказа, но на практике — это распорядительный документ, который издают для решения основных и оперативных задач предприятия. Приказ содержит обязательные для исполнения предписания. Образцы приказов найдете в Справочнике. В нем необходимые для кадровика приказы по личному составу и по основной деятельности.
Работодатель издает приказы:
1. По личному составу. Эти приказы относятся к первичным документам, и как правило, служат основанием для оплаты труда и расчета стажа работников. Вместе с тем, законодательство не устанавливает порядка работы с приказами. Эти приказы оформляют трудовые отношения работодателя и его работников — прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки.
2. По основной деятельности. Такие приказы отражают административные решения руководства предприятия. В основном эти приказы затрагивают вопросы производственной деятельности, планирования, финансирования, реализации продуктов, внешнеэкономических связей. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Сколько надо хранить основные кадровые документы, смотрите в Справочнике.
3. По административно-хозяйственной деятельности. Ими утверждают правила внутреннего трудового распорядка, эксплуатации помещений и зданий, внутренней связи, транспортного обслуживания и охраны. Их задача — поддерживать работоспособность предприятия, оперативно решать текущие вопросы.
Внимание
Приказы издают по требованию или по самостоятельно разработанной форме
Государственный стандарт оформления организационно-распорядительных документов утвержден Постановлением Агентства «Узстандарт» № 05-99 от 13.05.2008 года O’zDSt 1157:2008 «Требования к оформлению документов».
Оформление приказов по личному составу
По составу и способу исполнения приказы, как правило, делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Независимо от типа приказа, их следует оформлять на фирменном бланке, где указываются: название организации, ее вышестоящий орган, вид документа — «приказ», место издания, дата, номер документа и заголовок к тексту. Если фирменного бланка нет, в верхней части приказа на компьютере укажите название организации и ее реквизиты.
Приказы по личному составу используются для документального оформления приема на работу, перевода, отпусков, командировок, поощрений и дисциплинарных взысканий сотрудников, расторжения трудового договора и других вопросов, связанных с кадрами.
Приказы регистрируются отдельно от других документов. Нумерация приказов ведется в пределах календарного года — с 1 января по 31 декабря последовательно от «1» до «n». Чтобы избежать ненужных исправлений, рекомендуется записывать номера приказов двумя или тремя цифрами, например, «№ 01» или «№ 001». Также можно использовать индекс для приказов по личному составу, например, индекс «к» (кадры): «Приказ № 01-к». Смотрите образцы приказов, представленные ниже.
►Приказ о приеме на работу
Приказ о приеме на работу издает работодатель, а основанием для приказа служит трудовой договор с работником (ст. 122 ТК). Напомним, что содержание приказа о приеме должно соответствовать всем условиям, которые прописали в трудовом договоре с работником. Особенно сверьте дату приема с датой, которую указали в трудовом договоре — они не должны отличаться. Испытательный срок указывайте только если приняли работника с таким условием и прописали его в трудовом договоре с ним.
Памятка. Что указывать в приказе о приеме на работу
По составу и способу исполнения приказы, как правило, делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Независимо от типа приказа, их следует оформлять на фирменном бланке, где указываются: название организации, ее вышестоящий орган, вид документа — «приказ», место издания, дата, номер документа и заголовок к тексту. Если фирменного бланка нет, в верхней части приказа на компьютере укажите название организации и ее реквизиты.
Приказы по личному составу используются для документального оформления приема на работу, перевода, отпусков, командировок, поощрений и дисциплинарных взысканий сотрудников, расторжения трудового договора и других вопросов, связанных с кадрами.
Приказы регистрируются отдельно от других документов. Нумерация приказов ведется в пределах календарного года — с 1 января по 31 декабря последовательно от «1» до «n». Чтобы избежать ненужных исправлений, рекомендуется записывать номера приказов двумя или тремя цифрами, например, «№ 01» или «№ 001». Также можно использовать индекс для приказов по личному составу, например, индекс «к» (кадры): «Приказ № 01-к». Смотрите образцы приказов, представленные ниже.
►Приказ о приеме на работу
Приказ о приеме на работу издает работодатель, а основанием для приказа служит трудовой договор с работником (ст. 122 ТК). Напомним, что содержание приказа о приеме должно соответствовать всем условиям, которые прописали в трудовом договоре с работником. Особенно сверьте дату приема с датой, которую указали в трудовом договоре — они не должны отличаться. Испытательный срок указывайте только если приняли работника с таким условием и прописали его в трудовом договоре с ним.
Памятка. Что указывать в приказе о приеме на работу
Для заверительной части приказа соберите визы начальника отдела кадров / инспектора по кадрам и юрисконсульта. Когда по трудовому договору на работника возложили материальную ответственность, приказ визируйте и у главного бухгалтера. Напомним, приказ может подписывать только лицо, наделенное правом приема на работу.
1. Фрагмент приказа о приеме на работу >>>
1. Фрагмент приказа о приеме на работу >>>
2. Фрагмент приказа о приеме на работу в порядке совместительства >>>
►Приказы о предоставлении отпуска
Отпуска на предприятиях оформляют приказом руководителя. Основание для приказа о предоставлении отпуска — утвержденный график отпусков (ст. 228 ТК). На практике, чтобы получить отпуск, работник пишет заявление о предоставлении отпуска. Такое заявление пишут и в случаях, когда дата выхода в отпуск меняется. В содержании приказа о предоставлении отпуска указывайте вид отпуска и его сроки.
Фрагмент приказа о предоставлении отпуска >>>
Отпуска на предприятиях оформляют приказом руководителя. Основание для приказа о предоставлении отпуска — утвержденный график отпусков (ст. 228 ТК). На практике, чтобы получить отпуск, работник пишет заявление о предоставлении отпуска. Такое заявление пишут и в случаях, когда дата выхода в отпуск меняется. В содержании приказа о предоставлении отпуска указывайте вид отпуска и его сроки.
Фрагмент приказа о предоставлении отпуска >>>
Ситуация
Какие приказы относят к приказам по личному составу, а какие — к приказам по основной деятельности
Приказы по личному составу — это документы, которыми оформляют трудовые отношения — прием, перевод, отпуск, командировку, прекращение трудового договора и т. п. Все остальное — это приказы по основной деятельности.
В общем случае приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет
(п. 25-б Перечня типовых документов, утв. приказом Агентства «Узархив» от 21.02.2020 № 40). Исключение есть для приказов о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, командировках, дисциплинарных взысканиях.
Срок хранения таких документов составляет три года, по административным вопросам — пять лет (п. 25 Перечня).
Обязательные реквизиты приказов
Правила подготовки приказов на предприятии определяют самостоятельно. Обязательное условие — состав реквизитов, которые придают документу юридическую силу. В принятый перечень реквизитов входят:
Структура приказов
Правила оформления приказа рекомендуем утвердить локальным актом, например, в Инструкции по делопроизводству. В документе принято выделять две основные части, каждая из которых выполняет определенные функции:
1. Вводная часть. В этой части указывают цели и причины издания приказа. Она служит пояснением к основному тексту и обосновывает принятое управленческое решение. Вводную часть, или преамбулу можно опустить в случае, если административное решение не требует дополнительных пояснений.
Правила подготовки приказов на предприятии определяют самостоятельно. Обязательное условие — состав реквизитов, которые придают документу юридическую силу. В принятый перечень реквизитов входят:
- полное наименование предприятия согласно действующему уставу;
- организационно-правовая форма;
- место составления или издания;
- дата приказа (дата его подписания),
- регистрационный номер, указанный в журнале регистрации;
- наименование вида документа;
- заголовок;
- текст;
- отметки о наличии приложений;
- подпись руководителя с расшифровкой;
- визы ознакомления с документом.
Структура приказов
Правила оформления приказа рекомендуем утвердить локальным актом, например, в Инструкции по делопроизводству. В документе принято выделять две основные части, каждая из которых выполняет определенные функции:
1. Вводная часть. В этой части указывают цели и причины издания приказа. Она служит пояснением к основному тексту и обосновывает принятое управленческое решение. Вводную часть, или преамбулу можно опустить в случае, если административное решение не требует дополнительных пояснений.
2. Резолютивная часть. Содержит конкретные поручения руководства, которые оформляют по принципу: «кому», «что» и «когда» необходимо сделать. Эту часть начинайте со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое расположите на отдельной строке и наберите прописными буквами. Таким образом, резолютивная часть содержит сведения о поручениях руководителя, должностях и фамилиях исполнителей, необходимых сроках выполнения. Приказ вступает в силу с момента его подписания, но в резолютивной части можно предусмотреть отложенный срок вступления в силу приказа или его отдельных частей.
Если содержание приказа не надо обосновывать или пояснять, то текст может содержать одну часть, например, резолютивную без вводной. Приказ подписывает руководитель предприятия или другое должностное лицо, на которое руководитель возложил такие полномочия. Наименование должности укажите полностью, если приказ составлен не на бланке.
Внимание
Индивидуальный правовой акт не должен ухудшать положение работника
Если индивидуальные правовые акты работодателя будут содержать положения менее благоприятные, чем установленные законом или других правовых актах о труде, то эти акты или их соответствующие части будут являться недействительными (ч. 3 ст. 18 ТК).
Пример
Как указать должность руководителя в приказе
Порядок оформления должности руководителя организации зависит от того, на фирменном бланке оформляется приказ или на белой бумаге. Если приказ издается не на фирменном бланке, следует указать должность руководителя с полным наименованием организации, например: «Председатель правления АК „Узмахсустуризм“ Кадыров А.Д». Если приказ издается на фирменном бланке организации, то наименование организации в бланке уже указан, следовательно, можно написать должность руководителя без наименования организации, например: «Председатель правления Кадыров А.Д.».
Оформление визы директора на приказах
Согласование документов с ответственными работниками организации оформляется визой этих работников. Своей подписью они подтверждают, что содержание визируемого документа соответствует действительности и не противоречит закону. Виза включает в себя должность сотрудника, визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи и дату визирования.
Если есть замечания к документу, их следует изложить на отдельном листе, который прикладывают к документу. Куда ставить визу, зависит от вида документа. На подлиннике документа, который остается в организации, визу проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа, на многостраничном документе это оборот последнего листа. На копии документа, подлинник которого отправляют в другую организацию, визу проставляют на лицевой стороне, в левой нижней части.
В многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа, например, в договорах, протоколах. Кроме того, проставлять визы документа можно на отдельном листе согласования (п. 4.23 Требований к оформлению документов, утв. Агентством «Узстандарт» № 05-99 от 13.05.2008).
В зависимости от вида документа, в визу ознакомления можно включить различные дополнения. Например, в приказы можно внесите такую графу, как «Виза». Расположите визы согласования в нижней части оборотной стороны документа. В должностной инструкции добавьте фразу: ...
Согласование документов с ответственными работниками организации оформляется визой этих работников. Своей подписью они подтверждают, что содержание визируемого документа соответствует действительности и не противоречит закону. Виза включает в себя должность сотрудника, визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи и дату визирования.
Если есть замечания к документу, их следует изложить на отдельном листе, который прикладывают к документу. Куда ставить визу, зависит от вида документа. На подлиннике документа, который остается в организации, визу проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа, на многостраничном документе это оборот последнего листа. На копии документа, подлинник которого отправляют в другую организацию, визу проставляют на лицевой стороне, в левой нижней части.
В многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа, например, в договорах, протоколах. Кроме того, проставлять визы документа можно на отдельном листе согласования (п. 4.23 Требований к оформлению документов, утв. Агентством «Узстандарт» № 05-99 от 13.05.2008).
В зависимости от вида документа, в визу ознакомления можно включить различные дополнения. Например, в приказы можно внесите такую графу, как «Виза». Расположите визы согласования в нижней части оборотной стороны документа. В должностной инструкции добавьте фразу: ...
Источник изображения Freepik
Источник публикации Актион МЦФЭР
