2025-09-11 16:00 Бухгалтеру

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

Компенсация за неиспользованные дни отпуска, то есть денежная выплата вместо отдыха, полагается сотруднику только при увольнении. Частично компенсировать отпуск деньгами можно и тому, кто продолжает работать. Как определить сумму компенсации в соответствии с обновленной статьей 257 ТК, как отразить в бухучете и какие налоги уплачивать, читайте в рекомендации.

Гулистан Бисенбаева

эксперт Системы Главбух

Каждому работнику администрация ежегодно должна предоставлять отпуск до окончания того рабочего года, за который он предоставляется. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска полностью невозможно по причинам производственного характера, с согласия работника часть отпуска, превышающую 14 календарных дней, можно перенести на следующий рабочий год, в течение которого работник обязан ее использовать (ст. 230 ТК). Также, по соглашению между работником и работодателем отпуск работника может быть разделен на части. При этом одна из частей не должна быть меньше 14 календарных дней (ст. 231 ТК).

В каких случаях отпуск можно заменить денежной компенсацией

Работающему сотруднику компенсировать деньгами можно только часть времени отдыха, которая превышает 21 календарный дней (ч. 2 ст. 234 ТК, ст. 217 ТК). Платить компенсацию вместо отпуска по своему желанию работодатель не вправе. Сделать это он может только после того, как получит заявление от сотрудника. Выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск, не связанную с увольнением сотрудника, или нет, решает руководство организации. Но такой обязанности у него нет.

Пример

Замены компенсацией отпуска, превышающего 21 календарный день в текущем году

Работник имеет право:

на основной отпуск продолжительностью 21 календарный день;
на дополнительный отпуск, установленный в трудовом договоре, продолжительностью 3 календарных дня.

То есть общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника составила 24 календарных дня (21 дн. + 3 дн.). С согласия администрации работник вправе заменить 3 календарных дня отпуска денежной компенсацией.

Ситуация

Может ли работник взять неиспользованный за 2 года отпуск и отпускные, не прекращая трудовой договор

Да, может.

В данной ситуации работник имеет право использовать все неиспользованные ранее отпуска за 2 рабочих года.

Либо работник имеет право использовать все части отпусков за 2 рабочих года, равные минимальной продолжительности: 21 × 2 = 42 календарных дня отпуска и получить денежную компенсацию за дни отпусков сверх минимальной продолжительности за каждый рабочий год: 3 × 2 = 6 календарных дней.

Работодатель должен со своей стороны контролировать выполнение графика отпусков и предоставлять отпуска своим работникам вовремя ( ч. 1, ч. 2 ст. 288 ТК).

Когда заменить отпуск компенсацией нельзя

Платить компенсацию вместо основного отпуска продолжительность 21 календарный день до увольнения запрещено. Заменить денежной компенсацией в период работы нельзя:

социальные отпуска, предусмотренные в статье 237 ТК;
ежегодные основные удлиненные отпуска, предоставляемые работникам в возрасте до 18 лет (ст. 418 ТК);
ежегодные основные удлиненные отпуска, предоставляемые работникам с инвалидностью I и II групп (ст. 429 ТК);
дополнительные отпуска, предусмотренные в статьях 481 и 483 ТК.

Все эти отпуска должны быть использованы работниками только в натуре.

Ответственность

Не предоставляя трудовые отпуска или заменив компенсацией весь отпуск, а не часть, превышающую 21 календарный день, работодатель нарушает трудовое законодательство. За это должностные лица работодателя могут быть оштрафованы:

от 5 до 10 БРВ;
за повторное нарушение в течение года после применения административного взыскания — от 10 до 15 БРВ.

Это предусмотрено статьей 49 КоАО.

Внимание

Не предоставлять трудовые отпуска даже с согласия или по просьбе работника запрещено

Как определить расчетный период для компенсации за неиспользованный отпуск

Расчетный период для компенсации определяется таким же образом, как и для расчета отпускных. Расчетный период зависит от того, сколько времени работник трудится у работодателя, то есть это количество календарных месяцев работы, предшествующих месяцу выхода работника в отпуск (ч. 1 ст. 257 ТК).

У каждого работника свой индивидуальный рабочий год, за который ему предоставляют отпуск. Рабочий год не совпадает с календарным. Начало первого рабочего года отсчитывают с момента приема работника на работу.

К примеру, если работник принят на работу больше года назад, то расчетный период — 12 календарных месяцев до дня начала отпуска. Если же работник отработал меньше года, то расчетный период будет равен количеству фактически отработанных месяцев, например, 6, 7 месяцев.

Календарным месяцем считается месяц с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно, а в феврале — по 28-е (29-е) число включительно.

Как определить заработок за расчетный период при расчете компенсации за неиспользованный отпуск

После того как вы определили расчетный период, надо рассчитать заработок работника за расчетный период. Тот, исходя из которого будете начислять сумму компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением.

Как определить средний дневной заработок для расчета компенсации за неиспользованный отпуск

Среднедневной заработок для расчета денежной компенсации за неиспользованный отпуск определяйте исходя из среднемесячной заработной платы и среднемесячного числа рабочих дней.

Среднемесячное число рабочих дней = 25,3.

Среднедневной заработок определяйте по формуле:

Средний заработок для выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск работнику (в том числе при суммированном учете рабочего времени) определяется путем умножения среднедневной заработной платы, исчисленной в соответствии с частью 8 статьи 257 Трудового кодекса, на количество неиспользованных дней отпуска, (кроме воскресных и праздничных дней) (ст. 234 ТК, п. 8 Положения, приложения № 5 к постановлению Кабмина от 14.11.2024 ПКМ № 758).

При этом средняя зарплата определяется в размере 1/12 суммы от всех доходов в виде оплаты труда, начисленных работнику за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу выхода в отпуск либо выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск.

Как определить количество неиспользованных дней отпуска для расчета компенсации

Компенсацию за неиспользованный отпуск работающему сотруднику, по его желанию, оплачивайте за рабочие дни отпуска, превышающие минимальную его продолжительность — 21 календарный день. Денежную компенсацию при увольнении работника выплачивайте за все неиспользованные дни отпуска как за последний, так и за все предыдущие рабочие года (ст. 234 ТК).

Если работник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого уже получил отпуск и отпускные, то с него нужно удержать сумму отпускных за неотработанные дни отпуска в соответствии со статьей 269 ТК.

Компенсация, причитающаяся работнику за неиспользованный ежегодный трудовой отпуск в текущем рабочем году, исчисляется пропорционально отработанному им времени в этом рабочем году. Продолжительность отпуска, исчисляемую пропорционально отработанному времени, определяйте по формуле: ...

{$te}

Источник публикации Актион МЦФЭР

Источник изображения Freepik

Получить все материалы