2025-02-05 15:20 Госзакупщику

С кем взаимодействует отдел закупок в решении производственных вопросов

В рекомендации — как решать рабочие вопросы с подразделениями организации. Узнаете, с какими отделами сотрудничать, чтобы определить потребности в товарах, работах, услугах, рассчитать стартовую цену, подготовить проформы договоров, принять ресурсы и проконтролировать запасы.

Взаимодействие отдела закупок с другими подразделениями организации

Отдел закупок взаимодействует с другими подразделениями госзакупщика, чтобы:

определить потребность в материальных ресурсах;
определить стартовую цену;
подготовить проформы договора;
получить материальные ресурсы, принять работы и услуги.

Функции отдела зависят от объема полномочий, организационной структуры и логистической системы организации в целом. Изменение функций влияет на взаимодействие подразделений организации.

При выполнении своих должностных обязанностей у работника отдела закупок должна быть возможность обратиться за помощью к другим подразделениям. Закрепите соответствующие права и обязанности специалиста отдела закупок в его должностных инструкциях.

Взаимодействие при определении потребности в материальных ресурсах

Запросите информацию о потребности в материальных ресурсах у всех подразделений в виде докладной записки на имя руководителя организации.

После согласования докладную записку передайте в отдел снабжения. Отдел снабжения формирует сводную информацию о потребности на месяц, квартал или полугодие и передает в отдел закупок для организации закупочных процедур. На основе сводной потребности отдел закупок составляет план-график (ст. 26, 29 Закона № ЗРУ-684 от 22.04.2021).

Ситуация

Какие отделы формируют потребность в материальных ресурсах

В организациях потребность могут формировать разные отделы: финансово-договорной отдел, отдел снабжения, планирования, маркетинга, логистики. Бухгалтерия выдает данные о наличии свободных оборотных средств.

Взаимодействие при определении стартовой цены

Чтобы определить стартовую цену, исследуйте рынок поставщиков по интересующей продукции. На практике понадобится маркетинг по поставщикам. Для этих работ привлеките маркетинговую службу, АХО или отдел материально-технического снабжения.

Маркетинг подберет надежных поставщиков, а АХО предоставит информацию по качеству и цене аналогичных поставок предыдущего периода.

Внимание

Стартовую цену предмета закупки можете определить самостоятельно или с привлечением специализированной организации.

ст. 21 Закона «О государственных закупках»

Взаимодействие при подготовке проформы договора

Проформу договора разрабатывайте совместно с юридической службой, которая определяет:

условия исполнения и оплаты;
действия в случае нарушения условий поставки;
санкции в отношении поставщика, который нарушит условия поставки;
порядок разрешения споров и др.

Кроме того, юридическая служба решает вопросы:

согласовывает условия и сроки поставок;
подготавливает претензию к поставщикам, если они нарушили договорные обязательства;
составляет протокол разногласий или согласования разногласий с поставщиками, если они изменят условия заключенных договоров.

Взаимодействие при получении материальных ресурсов, приемке работ и услуг

Привлеките экспертов из других подразделений организации, чтобы:

получить материальные ресурсы, принять работы и услуги;
идентифицировать продукцию и уточнить ее количество;
подготовить отчеты и провести мониторинг;
переместить сырье к месту его использования и хранения;
проверить и подтвердить, соответствуют ли ...

Источник публикации Актион МЦФЭР

Источник изображения Freepik

Получить все материалы