2025-12-16 16:14 Кадровику

Какие документы по кадрам должны быть в организации

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований всех дел, которые ведут в кадровой службе. В номенклатуре дел указывают информацию о том, какие документы следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени их нужно хранить.

Гулчехра Юсупханова

Главный редактор Системы Кадры, юрист

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

организационные;
распорядительные. Например, приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения;
информационно-справочные.

Кадровая служба обычно готовит проекты организационных, распорядительных и информационно-справочных документов. Затем она их согласовывает, издает, регистрирует, учитывает и хранит. Для учета и хранения документов можно использовать номенклатуру дел.

Перечень кадровых документов

Перечень документации, которая хранится в отделе кадров законодательно не утверждена. Закон регулирует порядок заполнения трудовой книжки, личной карточки №Т-2, общие вопросы оформления приказов. Для удобства работы руководитель организации вправе составить внутренний сводный перечень документации по кадрам, которые планирует оформлять. В перечне указать можно не только название, но и основание ведения формуляра, правила оформления, а также иную необходимую информацию.

Чтобы составить перечень необходимых кадровых документов, следуйте инструкции.

Шаг 1. Проведите внутренний аудит кадровой документации и ответьте на вопросы:

Какие обязательны в отделе кадров согласно законодательству.
Какие формируются в процессе работы отдела кадров организации.
Какие нужны, чтобы продуктивно выполнять функции отдела.
Какие требуют вышестоящая организация, проверяющие органы или организации, куда отдел сдает отчеты и т.п.

Шаг 2. Разделите документы по категориям, например:

1. Содержащие личные данные работников:

заявления, например, об увольнении по собственной инициативе, предоставлении отпуска и т.д.;
трудовые договоры (контракты), допсоглашения к ним;
договоры о полной индивидуальной материальной ответственности;
трудовые книжки;
содержимое личных дел: личный листок по учету кадров; автобиография; копии дипломов, удостоверение об образовании; характеристики и рекомендации с предыдущих мест работы; выписки из приказов; копии заключений аттестационных комиссий и т.д.;
личные карточки работников (форма Т-2);
другие документы.

2. Информационно-справочные:

докладные, рапорты;
графики отпусков;
объяснительные записки;
акты;
протоколы;
справки;
книги учета и регистрации, регистрационные журналы, например, книга учета движения трудовых книжек, журналы учета листков нетрудоспособности, выдачи справок и т.д.;
другие документы.

3. Организационные / Регламентирующие:

структура и штатное расписание;
локальные акты (Положение об отделе кадров, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, Положение о премировании и материальном стимулировании работников и т.п.);
должностные инструкции;
табель учета использования рабочего времени;
другие.

4. Распорядительные:

приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе на другую работу, прекращении трудового договора, предоставлении отпуска и отзыве из очередного отпуска, применении дисциплинарного взыскания, поощрении, направлении на обучение (семинар), переподготовку и повышение квалификации, направлении в служебную командировку и т.д.;
приказы по основной деятельности: о внесении изменений в структуру и штатное расписание, о распределении обязанностей между заместителями руководителя предприятия, об утверждении локальных нормативных актов, режима работы предприятия, регламента и процедур и др.;
выписки из приказов;
другие документы.

С учетом организационных особенностей и условий труда работников перечень используемой и обязательной документации кадрового учета либо расширяйте, либо сокращайте. Так, если в организации действует сменная работа — график сменности; а в случае, если в организации определена коллективная материальная ответственность — договоры о коллективной материальной ответственности и т.п.

Шаг 3. Проведите сверку обязательной кадровой документации на предмет наличия. Результат сверки покажет, какие проблемы в оформлении, что не хватает и, наоборот, что оформлять не нужно.

Следующая задача — проверить правильность оформления кадровых документов.

Организационные документы

К организационным документам, в частности, относят:

штатное расписание;
коллективный договор;
положения и инструкции. Например, Положение об оплате труда, Положение о премировании, должностные инструкции;
правила. Например, Правила внутреннего трудового распорядка.

Если организация или ИП, которые относятся к микропредприятиям, заключат с работниками трудовые договоры, то они могут не оформлять:

Правила трудового распорядка;
Положение об оплате труда;
Положение о премировании;
Графики сменности;
других локальных нормативных актов по труду.

При отказе от этих локальных актов все условия и гарантии включите в типовой трудовой договор (ст. 505 ТК)

Ситуация

Можно ли передать кадровую работу на аутсорсинг

Да, можно, но только частично.

Работодатель может передать кадровую работу на аутсорсинг, но при этом нельзя передать трудовые книжки. Вносить записи в трудовую книжку, а также ставить подпись может только работник организации (п. 2.11 Инструкции от 29.01. 1998 № 402). Кроме того, нужно оформить согласие на передачу персональных данных от каждого работника (ст. 178 ТК).

Чтобы поручить ведение кадровой работы другой организации, заключите договор аутсорсинга. Договор аутсорсинга — обычный гражданско-правовой договор между двумя организациями на оказание услуг или выполнение работ, которые являются непрофильными для организации-заказчика. Вся деятельность в рамках такого договора регулируется нормами Гражданского кодекса, и такие договоры можно заключать без ограничений.

Распорядительные документы

К распорядительным документам относят:

приказы и распоряжения по вопросам работы с кадрами. Например, приказы о приеме, прекращении трудового договора, переводе и т. п.;
документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров. Например, личные карточки, личные дела.

Информационно-справочные документы

Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока.

Первый блок — входящая информационно-справочная документация:

указания вышестоящих организаций;
отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
заявки, жалобы, предложения граждан.

Второй — исходящая информационно-справочная документация:

ответы на входящие запросы;
инициативные и информационные документы организации. Например, предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.

Третий — внутренняя информационно-справочная документация:

внутренняя переписка. Например, докладные, служебные, объяснительные записки;
другие документы. Например, протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.

Подготовка организационных и распорядительных документов

При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы.

Особый подход к оформлению документов действует в отношении организаций государственного сектора. Они обязаны использовать в работе унифицированные формы кадровых документов.

Если такими документами формы для кадровых процедур не утвердили, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно.

Руководитель организации утверждает состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, которые имеют право подписывать такие документы, в локальном акте организации, например инструкции по делопроизводству, или в приказе.

Бывает, что организация продолжает использовать унифицированные бланки, а по тем вопросам, которых в них нет, например смена фамилии, дисциплинарное взыскание, разрабатывает и утверждает собственные формы.

Внимание

Если по закону нужно использовать установленные формы, то их нельзя заменить другими. Например, это касается кассовых документов

Однако независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в любом первичном документе для учета должны быть все обязательные реквизиты, в том числе наименование, дата и др.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме:

подготовка проекта;
согласование;
доработка;
визирование;
подписание (утверждение) руководителем;
передача на исполнение ответственным работникам.

Учет информационно-справочных документов

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься отдельный сотрудник кадровой службы, например, секретарь или делопроизводитель.

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работу с входящими документами постройте по следующей схеме:

прием;
сортировка;
рассмотрение руководством;
направление исполнителям.

Ситуация

Как обрабатывать входящие информационно-справочные документы, поступающие в кадровую службу

Проверьте правильность доставки и целостность упаковки, если это почтовое отправление. Затем вскройте конверты и проверьте, все ли вложения есть. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю. На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, которые адресованы руководителю организации или самой организации, передайте секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.

Документы с пометкой «лично» не вскрывают и сразу передают адресату.

Оформление документов

Полезность — это юридическая сила документа, которая служит подлинным подтверждением заключенной в нем информации, фактов, событий, действий. Юридическую значимость обеспечивают реквизиты, установленные для каждой разновидности документов. Чтобы проверить правильность оформления кадровых документов, следуйте шагам из рекомендации.

Шаг 1. Проверьте реквизиты.

Кадровому документу юридическую силу придают реквизиты:

фирменный бланк предприятия;
наименование предприятия — автора документа;
наименование вида документа;
место составления или издания документа;
дата издания;
регистрационный номер/ код/ номер формы документа;
заголовок;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись уполномоченного лица;
визы (согласование);
штампы;
печать.

Например, на трудовом договоре обязательна подпись работника и должностного лица, обладающего правом приема на работу, с указанием даты его подписания. Подпись должностного лица должна быть заверена печатью предприятия (при наличии печати), подтверждающей подлинность и правомочность подписи (ст. 106 ТК).

Шаг 2. Проверьте содержание документов.

Важная особенность оформления документов по учету кадров — это наличие законодательных требований к их содержанию. Критерии для проверки документа зависят от его вида. Например, содержание приказа о приеме на работу нужно издавать в точном соответствии с содержанием заключенного трудового договора (ч. 4 ст. 127 ТК). А при изменении условий труда приказ о постоянном переводе на другую работу следует издать в точном соответствии с содержанием изменений, внесенных в трудовой договор, и объявить работнику под роспись (ч. 3 ст. 149 ТК).

Шаг 3. Проверьте регистрацию документов.

В кадровом делопроизводстве регистрировать документы нужно, чтобы придать документам юридическую силу, контролировать их исполнение, а также для поиска и хранения.

Чтобы проверить систему регистрации кадровых документов проанализируйте:

действующий порядок систематизации кадровой документации;
систему регистрации и используемых регистрационных форм;
корректность отражения создаваемой документации в системе регистрации.

Все документы, подлежащие регистрации, можно разделить на:

внутренние;
распорядительные;
входящие;
исходящие.

Входящим, исходящим, распорядительным и внутренним документам присваивайте самостоятельные регистрационные номера — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

В начале календарного года регистрацию начинайте с присвоения первой записи № 01. Нумерация валовая, нарастающая, она заканчивается в последний день календарного года, например, журнал регистрации приказов по личному составу. Также в кадровой службе существуют переходящие документы, которые не закрывают по окончании года, например, личные дела работников, Книга учета движения трудовых книжек.

Шаг 4. Проверьте порядок хранения документов.

Анализ системы хранения кадровых документов проведите по таким критериям:

подлинник / копия;
сроки хранения (постоянный/ временный);
календарные сроки (годовые / квартальные / месячные планы, графики и отчеты);
утвержденные документы / проекты документов;
документы одного календарного года / переходящие дела, не ...

Источник публикации Актион МЦФЭР

Источник изображения Freepik

Получить все материалы