Как в бухучете отразить командировочные расходы внутри республики

Важно оформлять поездки работника согласно порядку направления в командировку внутри республики. Работник имеет право на компенсацию расходов, в частности, расходов на проезд, найм жилого помещения и других расходов, произведенных с разрешения или ведома организации. Как рассчитать возмещение и отразить в бухучете — в рекомендации.

Порядок направления работников в служебную командировку внутри Республики

Порядок направления работников в служебную командировку внутри Республики, расчеты с командированными работниками и документальное оформление командировок с 02.08.2022 года осуществляются в соответствии с Положением, приложение к постановлению Камина от 02.08.2022 № 424.

При этом, Положение обязательно для применения в бюджетных организациях, государственных целевых фондах, других фондах, финансируемых из госбюджета, и для юридических лиц с долей государства в уставном фонде 50% и более.

Для всех остальных организаций и субъектов предпринимательства Положение носит рекомендательный характер (п. 1 Положения, приложение к постановлению Камина от 02.08.2022 № 424).

Внимание

Командировочные расходы не могут быть ниже норм, установленных Положением, приложение к постановлению Камина от 02.08.2022 № 424

При этом командировочные в пределах норм не рассматриваются доходами работников на основании пункта 8 части 2 статьи 369 НК и соответственно не облагаются НДФЛ и социальным налогом.

Внимание

Утвердите нормы и условия возмещения командировочных расходов в коллективном договоре либо в другом внутреннем локальном акте предприятия, и обязательно в налоговой учетной политике

Нормы возмещения командировочных расходов могут быть выше норм, установленных Положением, приложение к постановлению Камина от 02.08.2022 № 424.

Документальное оформление

Для оформления командировки нужно разработать план работ, при этом можно использовать типовую форму, приведенную в приложении № 2 к Положению, приложение к постановлению Камина от 02.08.2022 № 424.

Командировку оформляйте приказом руководителя предприятия. В приказе указывайте:

пункт назначения;
наименование предприятия, куда командируется работник;
срок, цели и продолжительность командировки.

Командированному работнику выдайте командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и заверенное печатью, при её наличии. Обратите внимание, что для субъектов предпринимательства подтверждение печатью не требуется. Для работников, командированных в пределах республики, используйте форму командировочного удостоверения, приведенную в приложении № 3 к Положению, приложение к постановлению Камина от 02.08.2022 № 424. При выезде в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются в каждом из них.

Выбытие работника в командировку и возвращение из командировки регистрируйте в электронной форме в специальных журналах учета, по формам приложения № 4 и приложения № 5 к Положению, приложение к постановлению Камина от 02.08.2022 № 424.

После командировки работник обязан в течение трех дней представить в бухгалтерию утвержденный руководителем письменный отчет о результатах командировки и авансовый отчет.

Порядок отражения командировочных расходов в бухучете

Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяет задание, указанное в приказе руководителя и план работ.

Командированному работнику выдайте аванс. Аванс выдавайте в размерах суммы расходов на проезд, наем жилого помещения и суточных, которые рассчитывайте исходя из срока командировки. Аванс можно выдать наличными деньгами или перечислить на счет пластиковой банковской карты работника.

Авансовые средства на командировочные расходы можно выдать наличными деньгами или перечислить на пластиковую карту работника. Работник по возвращении из командировки, в течение трех рабочих дней представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения, оформленного в установленном порядке, и подтверждающих документов по произведенным расходам. По результатам проверки авансового отчета остаток авансовых средств, неизрасходованных в командировке, работник должен вернуть предприятию.

Также на основании заявления работника бухгалтерия может удержать неизрасходованную часть аванса на командировочные расходы из его зарплаты.

Выдачу аванса на командировочные расходы отразите проводкой:

Дебет 4220 «Авансы, выданные на служебные командировки» Кредит 5010, 5530

С учетом особенностей задания, сумму расходов, указанную в утвержденном авансовом отчете, отразите проводкой:

Дебет 0800, 1000, 2900 Кредит 4220 «Авансы, выданные на служебные командировки»

если командировка была связана с приобретением долгосрочных активов или товарно-материальных запасов;

Дебет 2000, 2500, 2600 Кредит 4220

если командировка была связана с основной деятельностью организации;

Дебет 9410 Кредит 4220

если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;

Дебет 2600 Кредит 4220

если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

Дебет 9420 Кредит 4220

если командировка носила непроизводственный характер.

Расходы, возмещаемые работнику

Размеры возмещаемых командировочных расходов определяются коллективным договором или другими локальными актами. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Положением, приложение к постановлению Кабмина от 02.08.2022 № 424. В локальных актах вы можете прописать размеры возмещаемых расходов выше норм, установленных Положением.

Расходы на проживание

Расходы за гостиницу возмещают, при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам. Подтверждающие документы: счет-фактура, квитанция, чек и др.

Бюджетные организации должны руководствоваться пунктом 18 Положения, приложение к постановлению Кабмина от 02.08.2022 № 424.

Расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов возмещайте в размере 20% БРВ за каждые сутки (п. 19 Положения, приложение к постановлению Кабмина от 02.08.2022 № 424).

Внимание

С 1 августа 2025 года БРВ составит – 412 000 сум.

Указ Президента Республики Узбекистан от 02.06.2025 № УП-91.

Фактические выплаты по найму жилого помещения, подтвержденные документально, не являются доходом командированного работника, поэтому не облагаются НДФЛ (п. 8 ч. 2 ст. 369 НК). При расчете налога на прибыль данные расходы являются вычитаемыми (ст. 305 НК).

При отсутствии подтверждающих документов, расходы по найму жилого помещения выплаченные работнику:

в пределах 20 % БРВ за каждые сутки — не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ (п. 8 ч. 2 ст. 369 НК). При расчете налога на прибыль являются вычитаемыми расходами (ст. 305 НК);
сверх 20 % БРВ за сутки — являются доходом работника в виде материальной выгоды и облагаются НДФЛ, но не облагаются социальным налогом и ИНПС (ст. 376 НК, ч. 1 ст. 371 НК, ст. 403 НК). При расчете налога на прибыль являются не вычитаемыми расходами (п. 3 ст. 317 НК).

Например, по возвращении из командировки работник представил авансовый отчет и приложил к нему счет-фактуру гостиницы на сумму 450 000 сумов. Расходы по найму жилого помещения возмещают работнику по счету-фактуре гостиницы в полном размере. Эта сумма не считается доходом работника и не облагается НДФЛ.

Возмещать расходы по найму жилого помещения, в общей сумме с суточными расходами, без документального подтверждения разрешено национальным перевозчикам. Такой порядок предусмотрен для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки. Размер возмещения за время нахождения в командировке, в том числе в пути, на территории Узбекистана составляет до 50 % БРВ в сутки (п. 5 приказа президента республики Узбекистан от 07.06.2019 № ПП-4353).

Внимание

В составе расходов по найму жилого помещения не учитывайте стоимость питания, отдельно выделенную в счете-фактуре или счете гостиницы. Документально подтвержденные расходы на питание в пределах 0,25 БРВ за сутки включены в состав суточных расходов

(п. 16. Положения, приложение к постановлению Камина от 02.08.2022 № 424).

Пример

Расчет возмещения расходов за проживание при отсутствии подтверждающих документов

Работник в июне был в командировке в г. Бухара в течение 5 суток. В авансовом отчете работник указал расходы на проживание в сумме 550 000 сум. При этом подтверждающие документы работник не представил. По решению директора работнику расходы на проживание возмещаются по установленным нормам.

Расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов возмещаются в размере 20% БРВ за каждые сутки. С 1 октября 2024 БРВ составляет 375 000 сум. (п. 2 указа президента республики Узбекистан от 12.08.2024 № УП-108 ). А с 1 августа 2025 года БРВ составит – 412 000 сум. (п. 3 указа президента республики Узбекистан от 02.06.2025 № УП-91)

Следовательно, работнику будут возмещены только 375 000 сумов (375 000 сум. × 20 % х 5 дней). А с 1 августа только – 412 000 сум. (412 000 сум. х 20 % х 5 дней)

Руководитель вправе принять решение о возмещении работнику всей стоимости проживания, указанной в авансовом отчете. Тогда, в целях налогообложения:

сумма в размере 375 000 сум., а с 1 августа 2025 года – 412 000 сум. не будет доходом работника и не будет облагаться НДФЛ и социальным налогом (п. 8 ч. 2 ст. 369 НК);
сумма в размере 175 000 сум. (550 000 сум. — 375 000 сум.), а с 1 августа в размере – 138 000 сум. (550 000 сум. – 412 000 сум.) будет доходом работника в виде материальной выгоды и будет облагаться НДФЛ, но не будет облагаться социальным налогом и ИНПС (ст. 376 НК, ч. 1 ст. 371 НК, ст. 403 НК). При расчете налога на прибыль эта сумма будет невычитаемым расходом (п. 3 ст. 317 НК).

Суточные

При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее — следующие. Днем приезда считайте прибытие транспортного средства в место работы (п. 10 Положения, приложение к постановлению Кабмина от 02.08.2022 № 424).

Минимальная сумма возмещения суточных установлена в размере до 0,35 БРВ (п. 16 Положения № 424, приложение к постановлению Кабмина от 02.08.2022 № 424). В эту сумму включены:

до 0,25 БРВ — расходы на суточное питание (за исключением алкогольной и табачной продукции), подтвержденные документально. Подтверждающие документы -чеки объектов общепита, в том числе с QR-кодом. Чеки должны быть представлены за каждый день командировки отдельно. Расходы, не подтвержденные документально, являются сверхнормативными;
0,1 БРВ — другие расходы.

Коллективным договором или другими локальными документами предприятие может увеличить размер суточных.

Суточные в пределах 0,35 БРВ не считаются доходом физлица и не облагаются НДФЛ (п. 8 ч. 2 ст. 369 НК). При расчете налога на прибыль являются вычитаемыми расходами (ст. 305 НК).

Суточные сверх 0,35 БРВ — это компенсационные выплаты, включаемые в доход в виде оплаты труда работника. Компенсационные выплаты облагаются НДФЛ и социальным налогом (п. 9 ст. 373 НК, ст. 403 НК). При расчете налога на прибыль суточные сверх установленных норм являются вычитаемыми расходами при соблюдении условий статьи 305 НК. При этом, налоговыми органами суточные сверх установленных норм могут быть признаны не вычитаемыми расходами при расчете налога на прибыль на основании пункта 22 статьи 317 НК — как сумма превышения расходов, для которых Налоговым кодексом установлены нормы отнесения на расходы.

Пример

Расчет суточных работнику, выезжающему в командировку

Работник выезжает в командировку на поезде. Поезд отправляется 18 июля в 22:15. Работник возвращается 25 июля в 19:00.

Первым днем командировки считается 18 июля, а последним — 25 июля. Бухгалтерия предприятия должна выплатить суточные за 8 дней.

Проезд

В соответствии с пунктом 14 Положения № 424, приложение к постановлению Кабмина от 02.08.2022 № 424 расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются в размере:

а) стоимости проезда всеми видами транспорта общего пользования (кроме такси) на основании подтверждающих документов. При использовании тарифов «бизнес» и «VIP» возмещается 70% стоимости билета;
б) платежей по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте;
в) оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов, бронированию мест в самолет и на поезд, при наличии подтверждающих документов;
г) расходов по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. В случае позднего времени или отсутствия транспорта общего пользования, руководителю организации предоставляется право разрешить оплату проезда сотрудников на такси, имеющем лицензионную карточку на осуществление деятельности по перевозке легковыми автотранспортными средствами;
д) расходов по перевозке багажа воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования по разрешению руководителя организации, при наличии подтверждающих документов;
е) расходов за пользование в пути постельными принадлежностями (принимаются к оплате без подтверждающих документов);
ж) средств, удерживаемых в связи с возвратом приобретенных или забронированных проездных билетов в связи с отменой ...

Источник публикации Актион МЦФЭР

Источник изображения Freepik

Получить все материалы